DIBEN Y POLISI
- Mae’r polisi hwn wedi’i baratoi i sicrhau bod pawb sydd naill ai yn gweithio i neu sy’n ymwneud gyda Gwyddoniaeth Gogledd Cymru (NWS) yn ymddiried ym mhreifatrwydd gwybodaeth bersonol, sensitif a chyfrinachol.
- Mae’r polisi hwn yn ychwanegol i’r hysbysiad preifatrwydd cyffredinol, y polisi asesiadau o’r effaith ar breifatrwydd a’r polisi rhyddid gwybodaeth sydd mewn grym gan Brifysgol Wrecsam, y mae Gwyddoniaeth Gogledd Cymru yn cydymffurfio â nhw fel is-sefydliad.
- Caiff staff ei ddefnyddio drwy gydol y ddogfen fel term cyffredinol i gyfeirio at weithwyr contract, gweithwyr achlysurol a gweithwyr ar is-gontract sydd wedi’u cyflogi gan NWS.
PLANT A THEULUOEDD
- Mae hawl gan rieni / gofalwyr fwrw golwg ar yr holl ffeiliau a chofnodion sy’n ymwneud â’u plant nhw a gellir gwneud trefniadau i rannu’r wybodaeth hon gyda nhw’n breifat.
- Caiff gwybodaeth gyfrinachol am blentyn ond ei rhannu gydag asiantaethau eraill gan aelod uwch o staff NWS sydd â’r awdurdod i wneud hynny. Mewn amgylchiadau o’r fath, caiff caniatâd gan y rhiant / gofalwr ei gaffael (ac eithrio lle gallai roi’r plentyn mewn perygl).
- Caiff cofnodion o bryderon a gwybodaeth sy’n ymwneud â diogelu plant eu cadw’n gyfrinachol yn unol â’r Polisi Diogelu.
- Bydd Cynllunio’n dwyn i ystyriaeth anghenion dysgu ychwanegol plant, gyda gwybodaeth ond yn cael ei rhannu â’r rhai sydd ei hangen yn unol â’r Polisi Anghenion Dysgu Ychwanegol.
- Caiff caniatâd ysgrifenedig ei gaffael gan rieni / gofalwyr cyn defnyddio camerâu neu gyfarpar recordio fideo pan fo’u plant yn bresennol.
STAFF A GWIRFODDOLWYR
- Caiff gwybodaeth sy’n ymwneud â chyflogi staff a recriwtio gwirfoddolwyr ei gadw’n gyfrinachol gan staff NWS a Phrifysgol Wrecsam sydd ynghlwm yn uniongyrchol â gwneud penderfyniadau personél.
- Bydd yr holl staff a gwirfoddolwyr yn gyfrifol dros eu ffeiliau hyfforddiant eu hunain a gallan nhw fwrw golwg ar eu ffeil personél drwy gais.
- Caiff uwch arweinwyr, staff, gwirfoddolwyr ac ymwelwyr eu cyfarwyddo i drafod pryderon am staff a gwirfoddolwyr unigol gyda’u rheolwr llinell yn unig (neu reolwr llinell y person dan sylw).
- Bydd disgwyl i’r holl staff a gwirfoddolwyr lofnodi eu bod wedi darllen a derbyn a’u bod yn gweithredu’r polisi cyfrinachedd yn eu sesiwn sefydlu.
- Caiff yr holl ddogfennau, ffurflenni a data electronig sy’n cynnwys gwybodaeth bersonol eu cadw yn unol â’r ddeddfwriaeth gyfredol ac yn unol â Pholisi Diogelu Data a Gwaredu Data Prifysgol Glyndŵr Wrecsam.
- Mae Polisi Diogelu Data a Gwaredu Data Prifysgol Wrecsam hefyd yn crybwyll y weithdrefn ar gyfer gwaredu gwybodaeth gyfrinachol yn briodol ac yn gyfrifol, ac yn cydymffurfio gyda’r rheoliadau statudol o ran y cyfnod storio gwybodaeth.
- Caiff unrhyw achos o dor-gyfrinachedd yn NWS ei drin yn ddifrifol. Byddwn yn cydymffurfio gyda gweithdrefn Prifysgol Wrecsam a chaiff unrhyw tor-gyfrinachedd bwriadol ei ystyried fel camymddwyn difrifol a gallai arwain at gamau disgyblu a diswyddo.
- Defnyddir adran Gwasanaethau Gwybodaeth Prifysgol Wrecsam er mwyn sicrhau caiff data personol ar unrhyw gyfrifiadur neu ddyfais electronig ei ddileu cyn ei gyflwyno i fudiad trydydd parti.
- Bydd Prifysgol Wrecsam yn sicrhau bod unrhyw gyfrifiadur neu ddyfais electronig sy’n cael eu rhannu yn meddu ar system diogelu cyfrinair fel cam diogelwch gofynnol ar gyfer unrhyw wybodaeth bersonol sydd wedi’i storio. Mae staff NWS yn gyfrifol dros sicrhau bod hyn ar waith.
- Dylid defnyddio system storio data diogel ac wedi’i hamgryptio.
- Mae’r staff yn gyfrifol am gloi cyfrifiaduron a dyfeisiau electronig pan nad ydyn nhw’n eu defnyddio, ynghyd â bod yn ymwybodol o bwy arall all weld eu sgrin pan fyddan nhw’n bwrw golwg ar wybodaeth gyfrinachol.
- Caiff staff a gwirfoddolwyr eu hysbysu o gyfrinachedd wrth ddefnyddio gwefannau cyfryngau cymdeithasol ac ni ddylid trafod neu ddatgelu unrhyw wybodaeth am NWS, ei staff, gwirfoddolwyr, ymwelwyr ac ati.
